Burza mózgów w biznesie. W drodze po nowe rozwiązania

W ostatnim artykule pisałam o tym, że warto inwestować w kreatywność w biznesie, bo aktualnie prowadzenie biznesu wymaga nie tylko umiejętności biznesowych, ale także kreowania efektywnych, nowych rozwiązań. Kiedy mówimy o generowaniu nowych rozwiązań, przeważnie nasuwa nam się na myśl burza mózgów. W dzisiejszym wpisie przedstawię Ci najważniejsze elementy, które są ważne, aby z tradycyjnej burzy mózgów wyciągnąć jak najwięcej.

Burza mózgów to jedna z najbardziej znanych metod twórczego rozwiązywania problemów i wyszukiwania nowych i kreatywnych rozwiązań. W biznesie wykorzystywana między innymi do udoskonalania produktu lub jednej z jego funkcji, kreacji nowego produktu, który nie istnieje, poszukiwania nowej usługi lub rozwiązywania problemu organizacyjnego lub pracowniczego. Burza mózgów jako technika znana jest od 1953 oryginalnie nazwana przez uczestników jednej z pierwszych sesji jako „brainstorming”.

Jej twórcą był amerykański psycholog Alex Osborn. Od tamtego czasu metoda ta doczekała się wielu transformacji i łatwo się pogubić jak tak naprawdę powinna wyglądać prawidłowo przeprowadzona sesja.

Bez zasad ani kroku dalej

Zanim przejdziemy do realizacji burzy mózgów należy przypomnieć zasady obowiązujące podczas poszukiwania nowych rozwiązań. I choć proces ten opiera się na spontanicznym podawaniu rozwiązań to bez tych zasad może być stratą czasu. I być może nie jeden raz uczestniczyłeś w sesjach burzy mózgów z których nic nie wyniknęło. A oto 4 podstawowe zasady:
1. Brak krytyki – nie krytykujemy ani pomysłów ani osób. Często zdarza się, że uczestnicy sesji przedstawiają bardzo ciekawe rozwiązania, ale kiedy raz usłyszą krytykę mogą się wycofać i zamilknąć na dalszą część procesu. W ten sposób można „zabić” wiele ciekawych propozycji. Typowi „killerzy” pomysłów to zwroty typu: to jest nierealne, to jest idiotyczne, nie stać nas na to, to zbyt nowoczesne i szalone, to zbyt techniczne itp.

2. Otwarcie się na szalone pomysły – oczekujemy nawet bardzo abstrakcyjnych rozwiązań. Każdy, nawet najbardziej niecodzienny i innowacyjny pomysł jest przyjmowany.

3. Rozwijanie pomysłów – czyli budowanie i łączenie pomysłów na bazie rozwiązań podanych przez innych uczestników. To może doprowadzić do powstania nowych i oryginalnych rozwiązań.

4. Skupienie się na ilości – wychodzimy z założenia, że jakość pomysłów rodzi się z ich ilości. Im więcej będziemy mieli propozycji tym większe prawdopodobieństwo, że powstaną rozwiązania ciekawe i użyteczne. Prowadzący spotkanie powinien mobilizować uczestników do aktywności i chwalić za zgłaszane pomysły.

Zaczynamy

Kiedy znamy już zasady burzy mózgów możemy przejść do realizacji. Proces generowania pomysłów przy użyciu burzy mózgów przebiega w następujących etapach:
1. Powołanie koordynatora sesji
2. Analiza zadań do rozwiązania
3. Przeprowadzenie sesji generowania pomysłów
4. Przeprowadzenie sesji weryfikacji oraz oceny pomysłów
5. Odwołanie koordynatora

Powołanie koordynatora i wybór lidera

Na tym etapie powołujemy koordynatora projektu spośród pracowników przedsiębiorstwa. Jego zadaniem jest przeprowadzenie procesu aż do wdrożenia pomysłów. Koordynator posiada moc podejmowania kluczowych decyzji. Do jego głównych zadań na tym etapie należy przygotowanie harmonogramu całego projektu przy uwzględnieniu zasobów niezbędnych do realizacji, przygotowanie i przekazanie uczestnikom burzy mózgów informacji o zadaniu oraz wybranie lidera, który ma doświadczenie w przeprowadzaniu sesji oraz weryfikacji pomysłów.

Analiza zadań do rozwiązania

Na tym etapie lider przy współpracy z koordynatorem dokonuje analizy zadania, które ma być rozwiązane podczas burzy mózgów poprzez zebranie danych i informacji opisujących zadanie. Efektem ich pracy powinny być jasne i precyzyjne pytania. Lider powinien także przygotować przykładowe odpowiedzi na postawione zadania.
Na tym etapie dochodzi również do przygotowania procesu generowania pomysłów. W pierwszej kolejności należy powołać zespół złożony z lidera, sekretarza, od 6 do 12 osób zaproszonych do sesji oraz 3 oceniających, ekspertów w danej branży. W skład zespołu powinni wchodzić zarówno pracownicy danego przedsiębiorstwa, jak i osoby zupełnie nie związane z daną branżą.

Zespół powinien być zróżnicowany pod względem płci. Zadaniem lidera jest przypomnienie zasad burzy mózgów oraz zachęcanie do udziału poprzez pytania stymulujące. Zadaniem sekretarza jest notowanie pomysłów w czytelny dla wszystkich sposób. Zespół oceniający odpowiedzialny jest za weryfikację i wartościowanie pomysłów wypracowanych przez uczestników. Członkowie tego zespołu powinni znać organizację, jej możliwości techniczne, finansowe i organizacyjne. Na potrzeby pracy zespołu oceniającego należy przygotować narzędzia w tym komputer, tablice, kartki z pomysłami do zapisywania wypracowanych rozwiązań.

Taka sesja powinna się odbyć tuż po zakończeniu procesu generowania pomysłów. Ich pracę można zaplanować na kilka sesji rozłożonych w czasie.
Zadaniem koordynatora jest także przygotowanie pomieszczenia. Najlepiej gdyby było ono usytuowane poza siedzibą przedsiębiorstwa. Gdyż to ostatnie ba zbyt oficjalny charakter. Powinno ono wielkością odpowiadać liczbie osób. Jego zadaniem jest także przygotowanie tablicy lub kartek papieru do zapisywania pomysłów, a także ustalenie czasu organizacji sesji. Zalecane są godziny przedpołudniowe. Lider z kolei zaprasza uczestników do udziału oraz przekazuje im informacje na temat zadania.

Przeprowadzenie sesji generowania pomysłów

Na początku sesji lider przypomina podstawowe zasady burzy mózgów. Podaje także liczbę pomysłów, które chciałby uzyskać oraz czas na ich poszukiwanie (maksymalnie dwie godziny). Następnie lider przedstawia pytania, na które podczas sesji uczestnicy będą poszukiwać rozwiązań. Lider podaje także zasady zgłaszania pomysłów: podniesienie ręki, zgłaszanie jednorazowo jednej propozycji. Lider może także w trakcie tego spotkania przeformułować pytanie. Na przykład przez zainicjowanie ćwiczenia nastawionego na wypracowanie lepszego zrozumienia pytania przez uczestników. Może temu służyć krótka dyskusja skoncentrowana nad przeformułowaniem niejasno postawionego problemu lub jego odwrócenie.

Później lider prosi o zgłaszanie pomysłów. Przestrzega także kolejności ich zgłaszania. Sekretarz zapisuje wszystkie pomysły postaci krótkich zdań na kartkach nadając im numer. Gdy grupie przydarzy się impas za jego przełamanie odpowiada lider. Najczęściej do jego dyspozycji są pytania. Lider odpowiada również za prawidłowy przebieg całego spotkania i jeśli padają słowa krytyki –powstrzymuje ją.

Kiedy sesja dobiegnie końca i liczba pomysłów jest satysfakcjonująca lider grupuje podobne do siebie pomysły. Następnie informuje uczestników o dacie i miejscu kolejnego spotkania. Po sesji sekretarz spisuje wszystkie pomysły oraz rozsyła zestawienie pomysłów do uczestników.

Przeprowadzenie sesji weryfikacji oraz wartościowania pomysłów.

Na tym etapie zespół spotyka się w ustalonym miejscu i czasie. Lider przedstawia cel oraz zasady pracy. Następnie uczestnicy wartościują pomysły. Do tego określane są wspólne kryteria oraz metoda punktowa uwzględniająca ustalone kryteria np.: prawdopodobieństwo wdrożenia, koszt wdrożenia, czas wdrożenia, możliwości przedsiębiorstwa. Następnie wybierane są pomysły z najwyższą ilością punktów. W dalszym etapie następuje moment przewidywania następstwa wdrożenia wybranego rozwiązania. Ostatecznie wybrany pomysł zostaje wprowadzony do sprawozdania wraz z uzasadnieniem wyboru.
Końcowym etapem jest przekazanie na ręce lidera sprawozdania, który z kolei przekazuje je zarządzającemu przedsiębiorstwem.

Odwołanie koordynatora oraz lidera.

Ostatnim etapem jest odwołanie koordynatora, który na etapie wdrażania pomysłu może zostać powołany na kierownika projektu.
Efektywne przeprowadzenie projektu myślenia twórczego w przedsiębiorstwie wymaga oprócz dobrej znajomości metody burzy mózgów także przygotowania przedsiębiorstwa w obszarze kultury organizacyjnej, struktury, organizacji pracy czy pracy zespołowej. (raczej uwzględniania poziomu kultury organizacyjnej, każdorazowe uwzględnienie struktury, organizacji pracy oraz pracy zespołowej.

Burza mózgów jest metodą często używaną przez przedsiębiorców, ale wbrew pozorom wymaga dużej koncentracji i samodyscypliny. Nie zmienia to jednak faktu, że owoce tej metody mogą wnieść nowe rozwiązania oraz świeży powiew do każdego przedsiębiorstwa. Warto być twórczym i korzystając z tej metody wprowadzać nowe rozwiązania i wyróżniać się na rynku. Burza mózgów jest metodą, która umożliwia doskonały przepływ opinii, poglądów i pomysłów między ludźmi. Jest metodą, która sprawia, że ludzie myślą, i czują się odpowiedzialni za swoje decyzje.
Poszukujesz nowych rozwiązań w swoim biznesie – zaproś ludzi do sesji burzy mózgów i pozwól im mówić.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *