Sezon urlopowy niebawem rozpocznie się w pełni, jednak wyjeżdżając jako właściciel nie chcesz zostawiać firmy bez opieki? Załatwianie codziennych spraw, reprezentacja firmy w negocjacjach nowych kontraktów, podpisywanie umów i wiele innych czynności, które wymagają obecności szefa. Co zrobić, aby firma nadal funkcjonowała na pełnych obrotach, a szef mógł spokojnie odpocząć na urlopie? Najlepsza formą zastępstwa szefa jest pełnomocnictwo udzielone pracownikowi. Może mieć różny zakres i rodzaj w zależności od potrzeb.
O czym należy pamiętać podpisując pełnomocnictwo?
Według przepisów Kodeksu cywilnego pełnomocnictwo jest jedną z form przedstawicielstwa, czyli reprezentowania firmy (bądź jej właściciela). Polega na umocowaniu do działania w cudzym imieniu. Osoba udzielająca pełnomocnictwa daje pełnomocnikowi przyzwolenie do reprezentowania interesów. Podstawą prawną są przepisy art. 95-109 Kodeksu cywilnego. Podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Obowiązek opłacenia pełnomocnictwa powstaje z chwilą sporządzenia dokumentu. Każde pełnomocnictwo należy sporządzić na piśmie. Sporządzone w innej formie będzie nieważne.
Rodzaje pełnomocnictw
Pełnomocnictwo ogólne daje najszerszy zakres reprezentacji. Obejmuje jednak tylko czynności zwykłego zarządu. Pod tym sformułowaniem należy rozumieć zwykłe czynności, wykonywane wynikające z codziennego kierowania firmą, np: zakup materiałów biurowych, znalezienie nowego kontrahenta.
Pełnomocnictwo rodzajowe daje osobie upoważnionej możliwość dokonywania czynności określonego rodzaju. Zalicza się tu przede wszystkim się pełnomocnictwo udzielane prawnikowi. Daje ono możliwość adwokatowi lub radcy prawnemu Możliwość reprezentacji przedsiębiorcy we wszystkich sprawach przed sądami, lub w jednej konkretnej sprawie.
Pełnomocnictwo szczególne bardzo precyzyjnie określa czynność, do jakiej przedsiębiorca upoważnił daną osobę. Przykładem takiej czynności będzie udział w konkretnym przetargu lub sprzedaż samochodu, wskazanego w pełnomocnictwie, zakup konkretnej maszyny.
Przedsiębiorca może wskazać zakres czasu, w którym pełnomocnictwo jest ważne. To wygodne rozwiązanie w przypadku wyjazdu na urlop. Jeśli określenie terminu nie jest możliwe, ponieważ nie jesteśmy w stanie dokładnie określić czasu, w jakim będziemy potrzebowali pełnomocnika, nie stanowi to żadnej przeszkody, ponieważ pełnomocnictwo można odwołać w każdej chwili.
Czy każdy pracownik może być pełnomocnikiem
Według Kodeksu cywilnego pełnomocnikiem osoby prawnej oraz przedsiębiorcy może być pracownik.
Kodeks nie precyzuje, jakie cechy powinien posiadać pracownik, aby mógł być pełnomocnikiem.
Znaczenia słowa „pracownik” należy poszukać zatem w Kodeksie pracy. Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Jeżeli chodzi o typ umowy, na podstawie której jest zatrudniony pracownik, przepisy kodeksu cywilnego nie precyzują dokładnych wymagań. Należy więc przyjąć, że osoba pracująca na wszystkich przewidzianych formach umowy o pracę, jest pracownikiem.
Kodeks pracy wyróżnia następujące formy umowy o pracę:
• na czas określony (w tym na okres próbny oraz w ramach umowy na zastępstwo, czy wykonanie konkretnej pracy);
• na czas nieokreślony;
• w ramach spółdzielczej umowy o pracę;
• mianowane/z wyboru.
Z momentem rozwiązania umowy o pracę – wygasa pełnomocnictwo,
Jak powinno wyglądać pełnomocnictwo
Z pełnomocnictwa powinno jasno wynikać, że dany pracownik jest zatrudniony u danego pracodawcy. Do pełnomocnictwa powinien być załączony dokument poświadczający ten status. Może to być zaświadczenie o zatrudnieniu lub kopia umowy o pracę.
W przypadku reprezentacji przedsiębiorcy przez pracownika przed sądem, nie powinien on zanadto wnikać w fakt zatrudnienia pełnomocnika i nie powinien wymagać innych dodatkowych dokumentów poświadczających fakt zatrudnienia (np, zaświadczenie z ZUS-u).