Przedsiębiorca, który dopiero założył firmę, nie musi od razu zakładać konta firmowego. Na początku wystarczy że posiada rachunek prywatny dzięki któremu będzie dokonywał transakcji związanych z firmą. Istnieją jednak wyjątki, kiedy przedsiębiorca jest zobligowany do założenia konta od początku prowadzenia działalności.
Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej jasno wskazuje obowiązek posiadania i konta firmowego, kiedy wartość transakcji przekracza 15 000 euro. Bierzemy tu pod uwagę nie liczbę płatności ale sumę pieniędzy na jaką dokonywane są przelewy.
Kolejnym źródłem z którego wynika obowiązek posiadania konta przez przedsiębiorcę jest ordynacja podatkowa nakazująca przedsiębiorcy posiadanie konta bankowego, nie wskazując jednak jasno czy ma być to konto formowe czy prywatne. Stanowisko Ministerstwa Finansów wskazuje na to, że nie ma w Polsce przepisów które narzucają podatnikowi rodzaj konta, co też nie do końca ułatwia decyzję o założeniu konta firmowego.
Założenie bankowego rachunku firmowego a rejestracja firmy
Wypełniając wniosek o rejestrację do CEIDG nie mamy możliwości wskazania numeru rachunku firmowego z prostej przyczyny. Konto firmowe możemy założyć dopiero po rejestracji firmy oraz uzyskaniu numerów NIP i REGON. Po tym, jak założymy konto firmowe, musimy ponownie udać się Urzędu Miasta lub Gminy i wypełnić we wniosku CEIDG-1 rubrykę dotyczącą rachunku bankowego. Jest to informacja, która zostanie przekazana do Urzędu Skarbowego, o tym, że posiadamy już konto firmowe, wskazując jego numer.
Po co zakładać konto firmowe?
Konto firmowe może ułatwić nam prowadzenie działalności w kwestii przelewów do Urzędów Skarbowych czy do ZUS. Dodatkowo, w przypadku posiadania konta firmowego łatwiej oddzielić pieniądze prywatne od firmowych. Jednak w większości konta firmowe są droższe niż tzw. rachunki osobiste. Banki często pobierają prowizję od przelewów do ZUS i Urzędów Skarbowych oraz wprowadzają wyższe opłaty za prowadzenie rachunku niż w przypadku kont dla osób fizycznych. Miesięcznie nie jest to zbyt wygórowana suma, waha się między 20 -35 zł, jednak, jeżeli pomnożymy to przez liczbę miesięcy w roku, uzyskamy już całkiem sporą kwotę.
Konta osobiste w większości nie pobierają opłat za przelewy, a opłata za prowadzenie rachunku nie przewyższa kilkunastu złotych. Każdy, kto myśli logicznie, prędzej czy później dojdzie do wniosku, że rachunek osobisty z pewnością wystarczyłby nam do obsługi finansowej niewielkiej działalności gospodarczej.
Powstaje jednak pytanie, czy jest to korzystniejsze dla firmy ? Okazuje się, że nie do końca, np.: zwrot VAT może zostać dokonany tylko na konto firmowe. Jedynie podatek dochodowy może być zwracany na konto osobiste. Bardzo często spotykaną praktyką ze strony banków jest blokowanie możliwości wykonania przelewów do ZUS z rachunków osobistych.
Przepisy powszechnie obowiązujące nie określają, z jakiego rachunku ma być dokonany przelew do ZUS, jednak banki tłumaczą to wewnętrznymi przepisami wynikającymi z zaakceptowanego przez nas regulaminu. Jest to wewnętrzny wymóg banku, który ma na celu pogłębienie ich miesięcznego zysku. Jeżeli jednak stwierdzimy, że będziemy używać konta prywatnego do celów „firmowych”, warto przeanalizować umowę i regulamin, który podpisaliśmy, zakładając prywatny rachunek. Może się zdarzyć tak, że bank wypowie nam umowę.
Dlaczego lepiej założyć konto firmowe?
Przedsiębiorcy na początku prowadzenia działalności, często starają się o kredyty na start, czy inne formy wypromowania działalności. Jeżeli przedsiębiorca posiada jedynie rachunek prywatny, nie będzie mógł wliczyć odsetek od kredytu w koszty uzyskania przychodu, ponieważ taką możliwość daje jedynie konto firmowe.
Konto firmowe a prywatne – które jest korzystniejsze?
Prowadząc własną działalność, trzeba zachować pewnego rodzaju płynność finansową, ponieważ działania przedsiębiorców są poddawane kontrolom skarbowym. Wobec tego lepszym rozwiązaniem jest oddzielenie pieniędzy firmowych od pieniędzy prywatnych, ponieważ w przypadku kontroli, tylko te pierwsze są poddawane weryfikacji przez kontrolera. Zakładając konto firmowe, musimy być świadomi tego, że powinno służyć nam wyłącznie do spraw związanych z prowadzeniem firmy. Działania dokonywane z konta firmowego w celach prywatnych szybko mogą zaburzyć wspomnianą już wcześniej płynność finansową i zrodzić wiele niejasności, które ciężko będzie wyjaśnić podczas kontroli.
Jakie dane potrzebne są do założenia konta firmowego?
Mając na uwadze oszczędność czasu, zanim udamy się do banku, żeby złożyć wniosek, należy przygotować następujące dane i dokumenty:
Dane przedsiębiorcy:
• PESEL
• Adres
• Telefon i adres e-mail
• Seria i numer dowodu osobistego
Dane firmy:
• Data rozpoczęcia działalności
• Adres siedziby
• Dane kontaktowe
• NIP i REGON
• Numer z ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG)
• numer Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD)
Obecnie konto firmowe można założyć również przez Internet. Dane, które trzeba przygotować, aby wypełnić wniosek przez są bardzo podobne do tych, które musimy zgromadzić, aby wypełnić formularz w oddziale banku.
Pieczątka firmowa
Przepisy nie narzucają obowiązku posiadania pieczątki firmowej, jest to jednak duże ułatwienie przy codziennym funkcjonowaniu firmy. Dodatkowo faktury oraz firmowe dokumenty z pieczątką zyskują na wiarygodności. W środowisku przedsiębiorców istnieje też pogląd, że firma wygląda bardziej profesjonalnie, posiadając własną pieczęć. Psię nam również przy zakładaniu konta firmowego.
Jakie dane umieścić na pieczątce ?
• Pełna nazwa firmy.
• Imię i nazwisko przedsiębiorcy- w przypadku jednoosobowej działalności.
• Adres siedziby, telefon oraz NIP.
• Coraz częściej firmy zamieszczają także adres strony internetowej firmy lub adres e-mail.
Koszt wyrobienia pieczątki to ok. 30 zł, jednak jest to duże ułatwienie i oszczędności czasu, szczególnie gdy wystawiamy i podpisujemy dużo dokumentów.